Форма СЗВ-СТАЖ заполняется на основании данных бухгалтерского и кадрового учета. В разделе 1, где указываются сведения о страхователе, в позиции «Тип сведений» нужно поставить «X». В разделе 3 необходимо указать периоды работы застрахованных лиц, периоды, когда увольняющийся сотрудник работал, находился в отпуске, на больничном и т. д., следует отразить в отдельных строках. Период работы в разделе 3 формы отражается с начала отчетного года по последний день работы (включительно). При этом «Сведения об увольнении застрахованного лица» (графа 14) заполняется символом «X» только в том случае, если дата увольнения работника приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ. При любой другой дате эта графа не заполняется.
Если работник увольняется, то по нему не нужно заполнять разделы 4 и 5, в которых отражаются сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на ОПС и об уплаченных пенсионных взносах по договорам с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении. Эти разделы следует заполнять только по работникам, которые в 2017 г. выходят на пенсию. И на них подается форма СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии».