Ситуация 1. Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту.
Решение: Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:
- оплаты командировочных расходов;
- компенсации документально подтвержденных расходов.
Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами.
Перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:
- получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту;
- указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма.
Ситуация 2. Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске.
Решение: По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).
Ситуация 3. Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей).
Решение: Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.